Die Statistik zeichnet ein düsteres Bild: Mehr als 80% der Schweizer KMU sind laut einer Studie der HWZ digitale Dinosaurier (Quelle). Etwas optimistischer stimmt die Forschung der FHNW: Die Digitalisierung sei „weiter als gedacht“, mehr als 60% der befragten KMU haben ihre Technologien oder Marktpositionierung bereits angepasst (Quelle). Fazit in beiden Studien: Die Digitalisierung schreitet immer weiter fort und macht auch vor KMU nicht halt. Dass Handlungsbedarf besteht, ist also unumstritten.
Digitalisierung als Prozessthema
Eine zentrale Herausforderung ist vor allem die Optimierung und Automatisierung der Unternehmensprozesse. Das vielleicht berühmteste Zitat dazu stammt von Torsten Dirks, CEO der Telefónica O2: „Wenn Sie einen Scheißprozess haben und den digitalisieren, dann haben Sie einen scheißdigitalen Prozess“ (Quelle). Die Formulierung mag etwas grob sein, aber es steckt eine wichtige Erkenntnis im Kern: Um Prozesse erfolgreich zu digitalisieren, müssen Sie diese kennen und bereit sein, auch Bestehendes kritisch zu hinterfragen.
Dazu gehört im ersten Schritt, die Prozesse im Unternehmen zu erfassen – unter anderem hinsichtlich der Ziele, beteiligten Ressourcen, Abläufe und abhängigen Prozesse. Oft ist dies im Rahmen von Zertifizierungen bereits ganz oder teilweise geschehen. Auf Basis der identifizierten Prozesse können Sie dann mit der Optimierung starten.
4 Beispiele, wie Sie die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen vorantreiben
Gerade im KMU werden Digitalisierungsprojekte oft neben dem Tagesgeschäft mit dem bestehenden Mitarbeiterstamm durchgeführt. Fangen Sie also klein an, mit klar abgegrenzten Zielen für konkrete Bereiche. Die folgenden vier Projekte sind vom Umfang her überschaubar und können Sie jeweils einen Schritt weiter bringen:
- Stammdatenqualität verbessern
Stammdaten bilden die Grundlage vieler Prozesse. Verbessern Sie die Qualität der Stammdaten, können Sie Prozesse effizienter abwickeln und manuelle Nacharbeiten reduzieren: Eine aktuelle Kundendatenbank erhöht die Leserate Ihres Newsletters, und korrekte Zahlungsinformationen beschleunigen den Rechnungslauf.
Korrekte Stammdaten helfen natürlich immer, unabhängig von Digitalisierungsprojekten. Aber gerade wenn Prozesse und Abläufe optimiert werden und automatisiert abgewickelt werden sollen, auch über mehrere Systeme hinweg, können fehlerhafte Stammdaten schnell zum Stolperstein werden.
- Papierarchive digitalisieren
Mit einer Dokumentenmanagement-Lösung können Sie Ihr Archiv strukturiert digitalisieren. DMS-Systeme wie z.B. Kendox InfoShare sind revisionssicher, reduzieren den physischen Platz den ihr Archiv braucht und lassen sich schnell und direkt vom Arbeitsplatz durchsuchen. Binden Sie die DMS-Lösung an Ihr ERP-System an, können Sie auch dort erzeugte Belege direkt übergeben.
- Prozesse systemübergreifend gestalten
Digitalisierung bedeutet auch, Arbeitsabläufe und Prozesse von überall und auf verschiedenen Geräten zu ermöglichen. Eine Möglichkeit, um Prozesse durchgehend abzubilden, sind Apps.
So können Mitarbeiter im Vertrieb zum Beispiel beim Kundenbesuch über engomo-Apps auf Kundendaten aus dem CRM oder ERP zugreifen. Ihren Besuchsbericht pflegen Sie direkt in der App, die diesen wieder an das CRM-System übergibt. So kann der Mitarbeiter oder ein Kollege im Innendienst die Informationen jederzeit abrufen und direkt weiterarbeiten.
- Integration zwischen den IT-Systemen vorantreiben
Ein weiterer Schritt auf dem Weg zu durchgehenden, automatisierten Prozessen sind Enterprise Application Integration (EAI) und EDI-Plattformen. Die Software-Lösungen wie z.B. Apache NiFi sorgen für reibungslosen elektronischen Datenaustausch zwischen verschiedenen IT-Systemen. Einmal aufgesetzt, lassen sich damit auch neue Anforderungen und Systemanbindungen schnell umsetzen.
Fazit: Potentiale pragmatisch nutzen
Digitalisierung ist eine Herausforderung für KMU. Sie können nicht die finanziellen Ressourcen eines Konzerns aufbieten und meist auch keine Mitarbeiter abstellen, die sich Vollzeit um das Thema kümmern. Profitieren können sie aber von meist flexibleren Strukturen, kurzen Entscheidungswegen im Unternehmen und der grösseren Nähe zu den Mitarbeitern, was die schnelle Umsetzung konkreter Massnahmen ermöglicht.
Letztendlich ist das Ziel jedoch immer, durch diese Massnahmen einen wirtschaftlichen Vorteil zu erreichen. Das heisst auch: Bleiben Sie pragmatisch. Wenn Ihre Produkte im grossen Stil über Fachhändler abgesetzt werden, Ihr Online-Shop aber nur 10 Bestellungen im Monat generiert - dann ist es vermutlich sehr lange schneller und günstiger, die 10 Online-Bestellungen manuell im ERP zu erfassen, anstatt die Systeme miteinander zu integrieren. Angesichts sich wandelnder Vertriebsstrukturen könnte sich diese Situation jedoch in Zukunft ändern. Umso wichtiger ist es, Prozesse zu dokumentieren, regelmässig zu prüfen und zu hinterfragen.