UPDATE ZUR QR-RECHNUNG

Weiteres Vorgehen für Kunden mit i/2 und Comarch ERP

Ab Juni müssen Firmen QR-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Hier finden Sie die nötigen Anpassungen in den ERP- und Finanzbuchhaltungssystemen für Comarch ERP und i/2.

Eine ausführliche Übersicht über die QR-Rechnung haben wir bereits Mitte  letzten Jahres im Newsletter verschickt. Die wichtigsten Punkte nochmals in Kürze:

  • Die QR-Rechnung ist Teil der Harmonisierung des Zahlungsverkehrs und der Umstellung auf ISO 20022. Der QR-Code im Zahlteil enthält alle Zahlungsinformationen, zusätzlich sind diese zur Kontrolle nochmals in Textform aufgedruckt.
  • Rote und orangene Einzahlungsscheine bleiben zunächst gültig, sollen aber mittelfristig von der QR-Rechnung abgelöst werden, das Ablösedatum ist noch nicht festgelegt.
  • Die QR-Rechnung gibt es in 3 Ausprägungen:
    • QR-Rechnung mit IBAN und Creditor Reference (ISO 11649, neu)
    • QR-Rechnung mit QR-IBAN und QR-Referenz (ersetzt den ESR)
    • QR-Rechnung mit IBAN ohne Referenz (ersetzt den ES).
  • Ab 30. Juni 2020 müssen Unternehmen in der Lage sein, QR-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.

Eine kurze Übersicht über Vorteile und Massnahmen finden Sie auch im KMU-Portal des WBF.

Kreditorensysteme rechtzeitig anpassen

Um QR-Rechnungen verarbeiten zu können, müssen Kreditoren- und Zahlungssoftware entsprechend angepasst werden. Für Kunden mit Comarch ERP und Comarch Financials sowie Nutzer von i/2 ergeben sich zudem folgende Anpassungen: 

Kreditoren und Finanzbuchhaltung in Comarch ERP

Comarch ERP wird eine zusätzliche App entwickeln, mit deren Hilfe QR-Rechnungen eingelesen und ausgegeben werden können. Diese App wird rechtzeitig zum Start der QR-Rechnung am 30. Juni 2020 bereit stehen, ein genaues Datum hat der Hersteller noch nicht kommuniziert.

Anpassungen für die Nutzung der QR-Rechnung in İ/2

Wir empfehlen, die Anpassung in zwei Schritten durchzuführen. Erster Schritt ist der Rechnungseingangsprozess, um eingehende QR-Rechnungen sicher und fristgerecht verarbeiten zu können. 

QR-Rechnungen in i/2 einlesen

Neben dem einheitlichen Format für alle Zahlungsinstitute hat die QR-Rechnung vor allem den Vorteil, dass Mitarbeitende in der Buchhaltung beim Einlesen der Rechnungen viel Zeit sparen. Damit diese Rechnungen in i/2 verarbeitet werden können, sind folgende Änderungen nötig:

  • In den Stammdaten müssen die VESR-Tabellen in ESR/QR-Tabellen umgewandelt werden. Die Konvertierung kann teilweise automatisiert erfolgen.
  • i/2 wird so erweitert, dass die QR-Rechnung per Scan eingelesen werden kann, im Rechnungseingang, in der Vorerfassung, der Schnittstelle oder in der FiBu. Dazu müssen Anpassungen bei Lesegeräten und Scanningplattformen vorgenommen werden, wir testen aktuell verschiedene Geräte. 
  • Die Zahlungsfiles, die durch das Scannen erzeugt werden, werden auf das QR-angepasste .pain001-Format geändert.

Ihr Kundenbetreuer oder René Huber wird Sie zeitnah kontaktieren und Vorgehen und Anforderungen im Detail besprechen, gegebenenfalls auch mit Rücksicht auf Ihre individuelle Anpassungen.

QR-Rechnungen in i/2 ausgeben

Die ES-/ESR-Scheine bleiben weiterhin im Umlauf, ein Enddatum ist noch nicht definiert. Diese können Sie also noch problemlos weiterverwenden. Die Umstellung Ihrer eigenen Rechnungen auf das QR-Format folgt in einem zweiten Schritt, frühestens 2021.

Umstellung rechtzeitig vorbereiten

Ihr Kundenberater oder René Huber informiert Sie individuell über Ihren Update-Prozess.

Für alle Kunden gilt: Überprüfen Sie Ihre Kreditorenstammdaten, gegebenenfalls müssen Sie IBAN und/oder QR-IBAN ergänzen. Die QR-IBAN wird von den Banken an Ihre Kunden vergeben, tauschen Sie sich daher rechtzeitig mit Lieferanten und Kunden aus bzw. informieren diese über die Gestaltung ihrer Zahlungsprozesse. Auch die Hardware, z.B. Rechnungsscanner, kann betroffen sein: Stellen Sie rechtzeitig sicher, dass Sie die QR-Rechnungen auch einlesen können.