Die EDI-Anbindung

Mit einer EDI-Anbindung können Dateien wie Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen oder Kataloge im B2B-Business automatisiert versendet werden. Welche Vorteile eine EDI-Schnittstelle bietet, zeigt das folgende Praxis-Beispiel.

Die B2B-Kommunikation mit einer EDI-Anbindung in der Praxis

Nehmen wir an, der Backwaren-Hersteller, die Back AG, bestellt Roh-und Verpackungs-Material bei unterschiedlichen Lieferanten. Die hergestellten Backwaren werden zum einen an verschiedene Grosshändler, zum anderen direkt an Bäckereien und Supermärkte; sogenannte Vertriebspartner, geliefert.

Dabei entsteht ein Datenaustausch zwischen unterschiedlichen Systemen. Die Back AG generiert im internen ERP eine Bestellung und versendet diese elektronisch an den Lieferanten. Die Bestellung wird im ERP des Lieferanten automatisch integriert und es werden Auftragsbestätigung, Lieferscheine und Rechnungen elektronisch an die Back AG versendet.

Beim Eintreffen der physischen Ware bei der Back AG ist diese bereits elektronisch voravisiert und erleichtert den Wareneingangsprozess, sowie auch die Bezahlung der Rechnungen.

Nach erfolgreicher Einlagerung kann die Back AG nun beginnen das Endprodukt herzustellen und zu kommissionieren. Während der Kommissionierung werden die Artikel, Mengen, Gewichte, Seriennummern und gegebenenfalls Paketzuordnungen (SSCC) der zu liefernden Produkte erfasst, die ebenfalls elektronisch an den Empfänger übermittelt werden können. Spediteure bekommen vorab elektronische Versanddaten (Bordereau), mit welchen Lieferwege optimiert und zudem die manuelle Erfassung der Paket-Etiketten überflüssig gemacht wird.

EDI/B2B-Datenübertragung Praxis Beispiel

Da die Datenanordnung bzw. die Adressfelder des Routenplanungssystems der Spedition in den meisten Fällen anders aufgebaut sind als dies im ERP-System der Back AG der Fall ist, kommt hier das automatisierte Umwandeln in ein Standardformat sowie das Anreichern mit Fremddaten zum Tragen. Zudem liegen die Informationen in beiden Systemen in unterschiedlichen Formaten (XML- File, CSV- File) ab. Dazu wird das XML-File umgewandelt und die Adressdaten an den Aufbau des Routenplanungssystems des Spediteurs angepasst. Die entstandene CSV-Datei kann nun mithilfe der automatischen Übertragung in das Empfängersystem importiert werden.

Der Prozess der Übertragung läuft in drei Schritten ab:

Daten werden in unterschiedlichen Formaten (XML, EDIFACT, CSV) im Ursprungssystem abgeholt
Die Daten werden transportiert und wo nötig mit Fremddaten angereichert und durch sogenanntes Mapping in das Zielformat transformiert
Vollständige Datensätze werden an das Zielsystem übergeben

Am Ende ist die Übertragung erfolgreich gelungen, wenn das Dokument für das Empfänger-, und Sender-System interpretierbar gemacht wurde und weiterverarbeitet werden kann. Bereits mit wenig Aufwand kann eine massive Automatisierung erreicht werden.

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Die Vorteile der EDI-Anbindung im Überblick:

Kosteneinsparung durch Reduzierung manueller Arbeitsschritte.
Effizienzsteigerung durch Minimierung der Fehlerquote sowie Daten-Übertragung in Echtzeit.
Aufbewahrungspflichten werden durch die lückenlose Archivierung aller Nachrichten und Dokumente gewährleistet.
Optimierung und Transparenz der Geschäftsprozesse.

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