Automatisierte Dokumentenverarbeitung mit KI

Durch maschinelles Lernen (KI) ist es möglich, strukturierte Daten aus bisher unbekannten PDFs zu extrahieren und vollautomatisch mit den Comarch-Stammdaten zu validieren.

Ein klarer Vorteil dieses Prozesses liegt in der End-to-End-Automatisierung des Dokuments, was zu einer spürbaren Entlastung des Fachmanns führt. So berichten Anwender von bis zu 80% vollautomatisierter Verbuchung ihrer Kreditoren-Rechnungen.

Die Entwicklung dieser bahnbrechenden Technologie hat ihren Ursprung in der Forschung der ETH Zürich, einer weltweit renommierten Institution für maschinelles Lernen (KI). 2019 wurde BLP Digital von den Brüdern Sven und Tim Beck als ETH Spin-off gegründet.

Ziel von BLP Digital ist es, Menschen in der Verwaltung von repetitiven Tätigkeiten zu befreien, damit sie sich auf sinnvollere und wertschöpfende Aufgaben konzentrieren können.

Dank KI ist es gelungen, bei der PDF-Extraktion neben Kopf- und Fusszeilen auch Tabellenpositionen automatisch zu erkennen und auszulesen, was einen technologischen Quantensprung darstellt.

Das BLP-System verfügt über leistungsstarke Algorithmen zur optischen Zeichenerkennung (OCR), mit denen relevante Informationen bis auf Positionsebene wie Bestell- oder Artikelnummern automatisch erfasst und verarbeitet werden, um sie intelligent mit den Stammdaten und Bewegungsdaten in Comarch (oder jedem anderen ERP) abzugleichen und weiterzuverarbeiten. Damit entfällt auf einen Schlag die manuelle Suche nach Abweichungen auf PDFs und MitarbeiterInnen werden nur noch bei Bedarf gezielt in den Prozess eingebunden.

Die Vorteile

Nahtlose Integration in Comarch ERP Enterprise
Automatische Erkennung von Positionen in Dokumenten
Grosse Zeitersparnis bei den Belegprüfungen
Unterschiedliche Beleg-Layouts können ohne vordefinierte Templates verarbeitet werden.
Relevante Informationen können aus unstrukturierten oder variablen Daten (z.B. Tabellen) erkannt werden.

Der Schlüssel zum Erfolg

Die Idee einer Software, die Dokumente wie z.B. Eingangsrechnungen automatisch erfasst, ist nicht neu. Bisher basierten solche Systeme jedoch häufig auf vordefinierten Vorlagen und Regeln, sogenannten Templates, was oft zu unzureichenden Extraktionsergebnissen führte und teuer war, da für jeden Lieferanten ein eigenes Template erstellt werden musste.

Mit der Comarch ERP-Erweiterung zu BLP werden die Daten mittels Machine Learning direkt aus dem PDF extrahiert und mit den Daten aus Comarch validiert. Die BLP-Software ist mit dem ERP-System des Kunden verbunden. Eingehende Dokumente von Kunden und Lieferanten werden direkt von der KI erfasst und mit den ERP-Daten abgeglichen. Stimmt alles innerhalb der vorgegebenen Toleranzgrenzen überein, wird das Dokument automatisch und ohne manuellen Aufwand abgeschlossen.

Im Folgenden werden drei Anwendungsfälle beschrieben, die durch den Einsatz von BLP effizienter gestaltet werden können.

Comarch ERP Eingangsrechnung — Alle Positionen der Eingangsrechnung werden automatisiert geprüft und in Comarch ERP Enterprise angelegt.

Bestellbestätigung

Automatische Erkennung von Positionen in der Bestellbestätigung: Zu allen bestätigten Positionen werden Mengen, Liefertermine und Preise werden erkannt und in Comarch ERP Enterprise angelegt.
Das manuelle Erfassen und Abgleichen aller Bestellbestätigungs- Positionen entfällt.
Die abweichenden Liefertermine können mit einem Klick direkt in die Bestellung übernommen werden.

Wareneingangsprozess

Automatische Erkennung von Lieferscheinpositionen: In den Positionen werden gelieferte Artikel und deren Mengen inklusive Lieferdatum erkannt und bereits im Beleg ausgegeben.
Das manuelle Abgleichen und Erfassen der einzelnen Positionen mit der Bestellung entfällt vollständig.
Unabhängig davon, ob nur eine Teilmenge oder nur ein Teil der Positionen geliefert wurde, wird der Lieferschein analog zum gedruckten Lieferschein in Comarch ERP Enterprise angelegt.
Der Wareneingang kann verbucht werden.

Automatisierte Rechnungsverarbeitung

In der Rechnung werden automatisch Positionen mit den verrechneten Artikeln inklusive deren Mengen und Preisen angelegt.
Bei der Rechnungserkennung werden relevante Informationen, wie Lieferant, Belegdatum, Fremdbelegnummer, Zahlungskonditionen, Bankverbindung etc. aus der Rechnung extrahiert.
Die Rechnungsbelege stehen zur Buchung bzw. Freigabe und Kontierung bereit.