8 Gründe für ein Dokumenten-Management-System

Mit einer Dokumenten-Management Lösung stellen Sie nicht nur die revisionssichere Archivierung sicher, Sie profitieren auch von deutlich effizienteren Prozessen rund um Aufbewahrung und Verwaltung von Dokumenten. Die 8 wichtigsten Gründe für Kendox InfoShare in der Übersicht.

Die Verpflichtung zur Langzeitarchivierung von geschäftsrelevanten Dokumenten führt in der Regel dazu, dass ganze Schrankreihen mit Ordnern voller Geschäftsdokumente, Bankbelegen und Rechnungen wertvollen Platz beanspruchen. Der Zugriff auf diese Daten erforderte dabei immer die physische Anwesenheit in einem bestimmten Raum. In der heutigen Zeit des mobilen Arbeitens, sowie für Firmen mit mehreren Standorten, erschwert sich die Informationsverwaltung zusätzlich.

Die Lösung dieser Herausforderungen liegt in einem DMS (Dokumenten-Management-System), welches die rechtskonforme Verwaltung elektronischer Dokumente erlaubt. Mit Kendox InfoShare bieten wir eine etablierte Schweizer Lösung an, die Sie bei der revisionssicheren Archivierung geschäftlicher Dokumente unterstützt.

8 Gründe für Kendox InfoShare

Langzeitarchiv
Die digitale Ablage von geschäftsrelevanten Dokumenten in InfoShare (inkl. Verfahrensdokumentation) erfüllt die rechtlichen Vorgaben an eine Langzeitarchivierung (gemäss GeBüV). Damit gehören Ordnerschränke der Vergangenheit an, alle geschäftsrelevanten Dokumente sind rechtskonform und digital archiviert.
Anbindung ans ERP
Polynorm bietet eine Vollintegration in die ERP-Systeme i/2 und Comarch ERP Enterprise zum DMS InfoShare an. Somit ist es möglich, Dokumente wie Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften und Bestellungen automatisiert vom ERP an das DMS zu übergeben. Im ERP sind diese Dokumente einheitlich auffindbar, so dass beispielsweise alle Dokumente eines Auftrags auf einen Blick ersichtlich sind und gegeneinander abgeglichen werden können.
Dezentraler Zugriff
InfoShare wird über einen Web-Client bedient, welcher den einfachen Zugriff von verschiedensten Geräten auch ausserhalb des Firmen-LANs sicherstellt. Damit gehört der Gang zu Ordnerschränken der Vergangenheit an. Der Zugriff ist jederzeit und von überall her möglich. Ebenso können mehrere Benutzer gleichzeitig auf dieselben Informationen zugreifen.
Überwachung der Dokumente
Ein umfassendes Berechtigungssystem stellt sicher, dass nur die Personen Dokumente einsehen dürfen, welche dazu berechtigt sind. Gleichzeitig wird der Zugriff auf die Dokumente registriert, so dass jederzeit nachvollziehbar ist, wer wann auf ein bestimmtes Dokument zugegriffen hat und welcher Art dieser Zugriff war.
Versionierung
Dokumente existieren teils nicht nur in einer Version, sondern werden immer wieder bearbeitet und korrigiert (z.B. Verträge). InfoShare bietet deshalb die Möglichkeit, Dokumente zu versionieren, was ein kollaboratives Arbeiten an einem Dokument ermöglicht. So ist sichergestellt, dass man einsehen kann, wie sich ein Dokument im Verlauf der Zeit verändert hat, wer beteiligt war und wo die Unterschiede zwischen den einzelnen Versionen liegen. Die aktuellste Version wird immer in der Ansicht direkt angezeigt.
Office-Integration
In InfoShare können alle Dateiformate archiviert werden. Die Office-Integration erlaubt das direkte Ablegen von Dokumenten aus den üblichen Office-Umgebungen Microsoft Word und Excel etc. Wird eine solche Datei im DMS angewählt, wird das entsprechende Office-Programm geöffnet. Bei erneutem Speichern, kann eine entsprechende Versionierung ausgewählt werden. Somit ist sichergestellt, dass alle Dokumente zentral im DMS zur Verfügung stehen und nicht mehr auf den lokalen Laufwerken gespeichert sind. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, Vorlagen im DMS bereit zu stellen, wodurch die Neuanlage von Office-Dokumenten effizienter erfolgt und Anforderungen gemäss Corporate Design & Corporate Identity sichergestellt sind.
Outlook-Integration
Der Mailverkehr in Bezug auf geschäftsrelevante Dokumente nimmt immer mehr zu und ist folglich in der Langzeitarchivierung zu berücksichtigen. Oft werden geschäftsrelevante E-Mails gelöscht oder unauffindbar auf lokalen Geräten abgelegt. Mails von ausgetretenen Mitarbeitern sind meistens nicht mehr auffindbar.
Die Vollintegration von Outlook zum DMS InfoShare ermöglicht verschiedene Arten der Ablagemöglichkeiten. Von der durchgängigen Aufnahme des gesamten E-Mail-Verkehrs bis hin zur selektiven Übernahme relevanter E-Mails. Dadurch sind nicht nur die rechtlichen Anforderungen sichergestellt, es wird somit auch der Zugriff auf wichtige Informationen sichergestellt.
Personaldossier
Vielseitig sind auch die Dokumente, die im Personalwesen anfallen: Von Bewerbungen, über Arbeitsverträge und Mitarbeiterbewertungen, bis hin zu einfachen Ferienzetteln. Im DMS können Dossiers gebildet werden - wie beispielsweise Personaldossiers, in welchem jeder Mitarbeiter mittels eigenem Dossier angelegt wird. Alle Arten von Dokumenten, die in der Personalabteilung aufkommen, werden in der Digitalen Personalakte strukturiert, dem jeweiligen Mitarbeiter zugeordnet und verwaltet.
Zusätzliche personenbezogene Angaben, wie der berufliche Werdegang, der Ausbildungs-Status, das soziale Umfeld, Unfall- und Krankenversicherungsangaben, Zusatzqualifikationen, Gehaltsangaben, und falls gewünscht, deren Abrechnungen, können ebenfalls mit abgelegt werden. Auf dem Akten-Deckel sind die wichtigsten Informationen zum Mitarbeiter festgehalten, wie z.B. die AHV-Nummer, Personalnummer, Adresse und Eintrittsdatum etc.
Jedes Dokument, welches einfach per Drag-and-Drop in das Personaldossier gelegt wird, erbt automatisch all die Informationen des Dossier-Deckels. Somit sind auf jedem Dokument die korrekten Kopfdaten festgehalten. Auch stehen die Vorlage-Möglichkeiten des DMS zur Verfügung .

Über Kendox

Die Kendox AG mit Sitz in Oberriet ist Hersteller von modernen, flexiblen und benutzerfreundlichen Standardsoftwarelösungen für Dokumenten- und Geschäftsprozessmanagement und gesetzeskonforme Archivierung.

Seit 2015 ist Polynorm Partner der Kendox AG und bietet die DMS-Lösung Kendox InfoShare sowie die ERP-Integration in i/2 und Comarch ERP Enterprise an.

kendox.com

Partnerschaft Kendox & Polynorm (Symbolbild)

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Marcel Eugster

Projektleiter DMS