Dokumenten-Management

Die Vorgaben zur Langzeitarchivierung führen in vielen Firmen zu einem stetig wachsenden Papierarchiv. Eine digitale Dokumenten-Management-Lösung spart Platz und unterstützt Sie dabei, wichtige Dokumente revisionssicher aufzubewahren und schnell wiederzufinden.

Kennen Sie das Problem? Eine Rechnung liegt digital vor, muss für das Archiv aber zusätzlich ausgedruckt und physisch abgelegt werden. Der Raumbedarf des Papierarchivs wächst, und Ihre Mitarbeiter benötigen immer mehr Zeit, um ein bestimmtes Dokument zu finden. Dieser Herausforderung begegnen sogenannte Dokumenten-Management-Systeme (DMS, auch ECM: Enterprise Content Management).

Dokumenten-Management mit Kendox InfoShare

Als Partner der Schweizer Firma Kendox bietet Polynorm die DMS-Software Kendox InfoShare an. Das DMS spart physischen Platz und unterstützt Sie dabei, digitale und analoge Dokumente zu erfassen, zu strukturieren, revisionssicher abzulegen und bei Bedarf schnell wiederzufinden. Die Integration in Ihr ERP-System ermöglicht die direkte Übernahme der Dokumente zu den jeweiligen Prozessen, z.B. wird die Bestellbestätigung direkt beim Rüstschein abgelegt.

Kendox

Vorteile

Automatisierte Dokumentenübergabe

Die Vollintegration der ERP-Systeme i/2 und Comarch ERP Enterprise ermöglicht die automatische Dokumentenübergabe vom ERP ins DMS, z.B. bei Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen, Rechnungen oder Gutschriften.

Alles an einem Ort

Über die metadatenbasierte Suche finden Sie erfasste Dokumente innerhalb von Sekunden. Rufen Sie diese von überall ab und lesen, annotieren und versionieren Sie diese per Viewer direkt im System.

Revisionssichere Archivierung

Alle Dokumente sind wieder auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher im Sinne der rechtlichen Anforderungen an eine Langzeitarchivierung gemäss GeBüV.

Hier mehr erfahren

Strukturierte Ablage

Legen Sie Dossiers an, um alle Dokumente zu einem bestimmten Thema sammeln, stellen Sie z.B. Arbeitsverträge oder Gehaltsabrechnungen per Drag-and-Drop zum Personaldossier zusammen.

Umfassendes Zugriffskonzept

Durch das umfassende Rechtekonzept erlangen nur berechtigte Mitarbeiter Einsicht in Dokumente, Zugriffe und Änderungen im Dokument werden registriert und sind mit wenigen Klicks nachvollziehbar.

Office Integration

Öffnen und bearbeiten Sie Dateien direkt aus der DMS-Software in MS Office-Programmen und übernehmen Sie diese mit einem Klick wieder ins elektronische Archiv. Auch Emails können Sie via Outlook-Plugin direkt archivieren.

Flexible Nutzung

Kendox InfoShare ist sowohl als On-Premise Lösung auf Ihrer Infrastruktur als auch webbasiert in der Cloud im Einsatz. Anwender können auf alle für sie freigegebenen Dokumente zugreifen, sowohl intern über das Firmen-LAN als auch über einen WebClient von ausserhalb.

Auszeichnung:

Innovationspreis-IT

Kendox ist Träger des Sonderpreises Schweiz 2018 der Initiative Mittelstand. Der Preis wird von einer Jury aus Professoren, Wissenschaftlern, Fachjournalisten und IT-Branchenexperten an innovative Lösungen vergeben, die einen echten Mehrwert für den Mittelstand schaffen.

Zum Artikel

Sonderpreis Schweiz für Kendox InfoShare Cloud Archive Dokumenten-Management

Kendox und Polynorm

Die Kendox AG mit Hauptsitz in Oberriet (SG) wurde 2004 gegründet und beschäftigt aktuell etwa 130 Mitarbeitende an fünf Standorten
Kendox InfoShare ist GeBüV-zertifiziert und bereits bei über 1500 Kunden im Einsatz
Die Polynorm Software AG ist seit Mitte 2015 Kendox Business Partner
Die grösste von Polynorm betreute DMS-Installation umfasst aktuell ca. 80 Nutzer