MicroStrategy Tipps & Tricks Tipps & Tricks

Tipps & Tricks
Hilfreiche Funktionen von MicroStrategy gehen oft vergessen oder sind neuen Anwendern nicht bekannt. Mit unserer Reihe „Tipps & Tricks rund um MicroStrategy" möchten wir Ihren Alltag erleichtern.

Die Business Intelligence-Plattform MicroStrategy unterstützt alle Nutzergruppen: Zum Beispiel mit Reporting und Visualisierungen für Endnutzer, als Self Service-BI, durch die Integration von Drittservices, z.B. Statistikprogrammen, für Datenanalysten und mit nativen Konnektoren für Data Architects.

Tipps in der Übersicht

Alle Tipps

Automatischer Berichtversand

Lassen Sie Ihre Berichte nach definierten Zeitplänen automatisiert von MicroStrategy versenden - egal ob als Link, PDF oder Excel-Datei. Berichte können auch direkt in vorher definierten Ordnern in Ihrem Filesystem abgespeichert werden. So können Sie beispielsweise sicherstellen, dass allen Teilnehmern die aktuellen Zahlen für die Geschäftsleitungssitzung zur Verfügung stehen. Mittels Sicherheitsrollen lassen sich so auch individualisierte Berichte an die Empfänger senden.

Screenshot: Automatischer Berichtversand.

Berichts-Cache

Screenshot: MicroStrategy Berichts-Cache

Haben Sie grosse Berichte, die Sie regelmässig verwenden, die aber lange Ladezeiten aufweisen? Lassen Sie die Reports über Nacht in den MicroStrategy Cache einlesen und erhalten Sie schnellen Zugriff auf Ihre Daten am nächsten Tag. 

Auswertungen, die mit einer Live-Abfrage mehrere Minuten dauern und die lediglich tagesaktuelle Daten beinhalten, werden so in wenigen Sekunden geöffnet.

Alert-Funktion

In bestehenden Berichten können Sie Schwellwerte definieren. Werden diese unter- oder überschritten, wird automatisch ein Alarm ausgelöst und beispielsweise eine E-Mail versendet. So sind Sie sofort über kritische Entwicklungen informiert. 

Erstellen Sie beispielsweise Kontrollberichte, die den Auftragseingang oder einen Umsatz im Vergleich zum Vormonat überprüfen. Damit können Sie sich auf Ihr Tagesgeschäft konzentrieren und werden nur im Ausnahmefall von MicroStrategy informiert. So geht „Management by Exception“.

Screenshot: MicroStrategy Alert-Funktion

Single Sign On

Screenshot: SingleSign on für MicroStrategy

Arbeitet Ihr Unternehmen mit Active Directory von Microsoft? Lassen Sie SSO (Single Sign On) einrichten, und sparen Sie sich in Zukunft die manuelle Anmeldung bei MicroStrategy mit Benutzername und Passwort. 

Der Anwender muss sich so nur noch einmal an seinem Computer anmelden und hat damit automatisch Zugriff auf seinen Benutzeraccount in MicroStrategy. Das ist nicht nur bequemer, sondern vor allem sicherer.

Reports in Ihrem Corporate Design

Screenshot: MicroStrategy-Dashboard in individuellem Design

Für Ihre tabellarischen Berichte können Sie entweder vorgefertigte Formatierungen übernehmen oder Ihre individuellen Farben verwenden. Erstellen Sie einfach ein Corporate Design, das als Standard für alle weiteren Berichte verwendet wird. Damit sparen Sie sich die Zeit für manuelles Formatieren von Tabellen und vermeiden den Wildwuchs von Farben und Schrifttypen. 

Reader-Lizenzen

Screenshot: Lizenzverwaltung MicroStrategy

MicroStrategy bietet neu kostenschonende Reader-Lizenzen für Anwender, die lediglich Informationen konsumieren. Erweitern Sie so Ihren Benutzerkreis und stellen Sie Ihre Daten und Analysen noch mehr Mitarbeitern zur Verfügung.

Die Reader-Lizenzen sind Named User-Lizenzen, die Sie über das Berechtigungskonzept steuern können.

Sicherheitsmanagement

Screenshot: Sicherheits-Rollen-Management in MicroStrategy

Das ausgeklügelte Berechtigungsmanagement von MicroStrategy gibt Ihnen die Möglichkeit, Berichte, Daten oder eine Ordnerstruktur gezielt mit Berechtigungen zu versehen. Auch die Funktionen, die ein Nutzer verwenden darf lassen sich hier festlegen. 

So behalten Sie die Kontrolle über Ihre sensitive Daten und erhöhen die Benutzerfreundlichkeit für Ihre Anwender, indem Sie lediglich die relevanten Daten Ihren Gruppen anzeigen lassen. 

Mehrsprachigkeit

Screenshot: In MicroStrategy verfügbare Sprachen auswählen

Neben Deutsch, Französisch und Italienisch unterstützt MicroStrategy viele weitere Sprachen. Diese können Sie individuell für jeden Benutzer festlegen. 

Ein französisch sprechender Mitarbeiter z.B. erhält so automatisch bei seiner Anmeldung die Benutzeroberfläche in seiner Muttersprache.

Neue Visual Insights-Grafiken

In der eigenen MicroStrategy-eigenen Bibliothek finden Sie eine Vielzahl an Visualisierungsmöglichkeiten. Diese können Sie einfach installieren und für Ihre Projekte nutzen. Erkunden Sie neue Grafiktypen und finden Sie eine passende und sinnvolle Visualisierung für Ihre Auswertungen.

Screenshots: MicroStrategy/Visual Insights Bibliothek

Unbegrenzte Anzahl Projekte

Screenshot: Projektübersicht in MicroStrategy

Das Erstellen von neuen Projekten unterliegt nicht der Lizenzverwaltung von MicroStrategy. So können Sie beliebig viele Projekte mit unterschiedlichen Berechtigungen erstellen - z.B. für Unternehmensbereiche, Themen oder als Testumgebung. 

Letzteres empfehlen wir generell: Erstellen Sie neue Anpassungen oder Änderungen zuerst in einem Entwicklungsprojekt, und übernehmen Sie die Änderungen nach erfolgreichen Tests in die produktive Umgebung.

Transaction Services

Transaktionen erlauben es dem Entwickler Eingabefelder zu definieren, mit denen aus dem Dashboard Daten zurück geschrieben werden können. Damit können Informationen, Kommentare und Anweisungen direkt erfasst und an das Datenbanksystem übergeben werden. Dies erlaubt es dem Anwender, auf Erkenntnisse zu reagieren und Informationen zeitgerecht ohne Systemwechsel an die richtige Stelle weiterzugeben.

Mit Transaktionen lassen sich Kontextbezogene Kommentierungen realisieren, Werte erfassen, Steuerparameter für Simulationen verändern oder Daten importieren. Mit dieser Technologie stehen Ihnen viele Möglichkeiten offen, zum Beispiel können Sie eine eigene Planung mit MicroStrategy aufbauen.

Die Funktionalität steht Ihnen in Dokumenten und Mobile Apps zur Verfügung.

Im Video erfahren Sie mehr darüber, wie Transaction Services funktionieren:

Screen: MicroStrategy Transaction Services nutzen
Screen: MicroStrategy Transaction Services nutzen
Screen: MicroStrategy Transaction Services nutzen
Screen: MicroStrategy Transaction Services nutzen

Nach abhängigen Objekten suchen

Screenshot: Objektabhängigkeiten suchen in MicroStrategy

In MicroStrategy können Sie nach den Objektabhängigkeiten eines Objekts suchen; d.h. nach anderen Objekten, die diese verwenden. Diese Suche zeigt, welche Berichte, Dokumente usw. durch Änderungen am Objekt beeinflusst werden. 

Sie können beispielsweise nach allen Berichten, Dossiers und anderen Objekten suchen, die die Gewinn-Metrik enthalten. Wenn Sie einen Bericht nach dessen Objektabhängigkeiten durchsuchen, wird jedes Dossier oder Dokument, das diesen Bericht als Datensatz verwendet, angezeigt. Wenn Sie ein Attribut nach dessen Objektabhängigkeiten durchsuchen, werden alle Dossiers, Dokumente und Berichte angezeigt, die dieses Attribut verwenden. 

Diese Funktion steht in Dokumenten und Mobile Apps zur Verfügung. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf ein Objekt und wählen Sie Objektabhängigkeiten suchen aus. 


Screenshot: Objektabhängigkeiten anzeigen in MicroStrategy
Screenshot: Suchergebnisse von Objektabhängigkeiten in MicroStrategy

Aboversand mit Dossiers

Im Gegensatz zu Reports und Dokumenten kann in einem Dossier nicht direkt ein Aboversand erstellt werden. Mit entsprechenden Einstellungen ist es aber durchaus möglich, den Aboversand im Dossier zu verwenden.

Die Aktivierung erfolt in der Weboberfläche von MicroStrategy über das 4. Icon (violett).

Aboversand für Dossiers in der Weboberfläche einstellen (1)

Über das Icon gelangen Sie in den normalen Aboversand-Prozess. Hier können Sie die Art des Abos (im Beispiel Mailversand) und die gewünschten Versandparameter definieren.

Aboversand für Dossiers in der Weboberfläche einstellen (2)
Aboversand für Dossiers in der Weboberfläche einstellen (3)

Natural Language Query

Anstatt eine Visualisierung manuell zu erstellen, können Sie diese Erkenntnisse auch über die Eingabe von Fragen in natürlicher Sprache (Natural Language Query) gewinnen. Ihre Abfrage können Sie in einem bestehenden Dossier über das Glühbirnen-Icon in der Symbolleiste stellen.

Mögliche Fragestellungen mit MSTR Natural Language Queries

Aktuell werden nur Abfragen in englischer Sprache unterstützt. Benutzen Sie MicroStrategy auf Deutsch, müssen Sie entsprechend "mischen". Nach der Eingabe einer Abfrage erstellt MicroStrategy automatisch einen neuen Grafikcontainer in Ihrem Dossier. Darin können Sie die neue Auswertung nach Belieben manuell weiterbearbeiten. 

Grundsätzlich wird im Dossier der Grafiktyp verwendet, den MicroStrategy für geeignet hält. Möchten Sie einen bestimmten Grafiktyp verwenden, können Sie dies in Ihrer Anfrage festlegen: Beispielsweise mit "Show Umsatz by Monat as Heatmap".

Eine ausführliche Sammlung möglicher Fragen und Kombinationen finden Sie in der MicroStrategy-Community: https://community.microstrategy.com/s/article/Natural-Language-Query-in-A-Nutshell-MicroStrategy-11-0?language=en_US

MicroStrategy Office-Plugin

Excel-Diagramm mit Daten aus MicroStrategy

Mit dem MicroStrategy Office-Plugin können Sie Reports, Grafiken und Dokumente aus MicroStrategy in Excel, PowerPoint und Word nutzen. 

In den Office-Anwendungen bekommen Sie eine Übersicht der verfügbaren Reports und Dokumente angezeigt. Aus diesen können Sie z.B. Tabellen oder Visualisierungen auswählen und in Ihr Excel-Dokument übernehmen. 

Ihr Vorteil: Die Daten bleiben zentral in MicroStrategy, so dass sie keine Redundanzen verursachen. Sie können zudem die Daten jederzeit aktualisieren und Dokumente so wiederverwenden.

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Tobias Lüthi
Mit den richtigen Funktionen das volle Potential von MicroStrategy nutzen.
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